Generalne Wykonawstwo na Zaprojektowanie, Budowę, Utrzymanie techniczne i Rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii. - nr referencyjny: DZA.DEO.25.39.2023/NBO

UZASADNIENIE TRYBU NEGOCJACJE BEZ OGŁOSZENIA

Generalne Wykonawstwo na Zaprojektowanie, Budowę, Utrzymanie techniczne i Rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii.

UZASADNIENIE TRYBU NEGOCJACJE BEZ OGŁOSZENIA

1. Generalne Wykonawstwo na Zaprojektowanie, Budowę, Utrzymanie techniczne i Rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii.

Przedmiot Zamówienia

Przedmiotem Zamówienia jest „Generalne Wykonawstwo na Zaprojektowanie, Budowę, Utrzymanie techniczne i Rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii.

Przedmiot zamówienia realizowany będzie w następujących etapach:

• Etap I – Zaprojektowanie Pawilonu Polski,
• Etap II – Budowa Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją,
• Etap III – Utrzymanie techniczne Pawilonu Polski,
• Etap IV – Rozbiórka Pawilonu Polski.

Przedmiot Umowy obejmuje także pełnienie funkcji AoR (Architekt Projektu) i Supervision Consultant (nadzoru inwestorskiego) oraz pozostałych funkcji technicznych wynikających z wykonywania robót budowlanych na podstawie pozwolenia na budowę budynku mieszczącego Pawilon Polski wraz
z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii, które są obowiązkiem Generalnego Wykonawcy, w formule „Zaprojektuj i Wybuduj”, zgodnie z prawem japońskim.

Uzasadnienie zastosowania trybu Negocjacji bez ogłoszenia

Podstawa prawna:

Art. 209 ust. 1 pkt 4 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.), tj.  z dnia 14 sierpnia 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) dalej zwanej: „Pzp”.

Zgodnie z art. 209 ust. 1 pkt 4 Pzp Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zmawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Podstawa faktyczna:

1. Pilna potrzeba udzielenia zamówienia

Generalne wykonawstwo zaprojektowania, budowy, utrzymania technicznego i rozbiórki Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją jest najistotniejszym, kluczowym elementem przygotowania do uczestnictwa Polski w Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii.

Zamówienie obejmuje między innymi zaprojektowanie Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją, uzyskanie stosownych lokalnych zgód administracyjnych zgodnie z prawem japońskim, w tym pozwolenia na budowę w Urzędzie Miasta Osaka oraz pozwolenia na rozpoczęcie robót od Organizatora Wystawy.

Część projektowa, jak i realizacyjna, związana z budową budynku mieszczącego Pawilon Polski, poprzedzona jest przygotowaniem do procesu inwestycyjnego. Pierwszym etapem było przygotowanie koncepcji architektonicznej z dalszym jej uszczegółowieniem przez Interplay Architects  Sp. z o.o.,
co zostało zrealizowane, na podstawie której możliwe jest przystąpienie do wykonania projektu wykonawczego przez Generalnego Wykonawcę.

Wykonawca realizujący generalne wykonawstwo powinien być wyłoniony niezwłocznie, aby możliwe było wykonanie projektu budowlanego, uzyskanie stosownych zgód administracyjnych, wykonanie projektów wykonawczych i rozpoczęcie robót budowlanych oraz zakończenie budowy Pawilonu Polski przed otwarciem Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii.

Warunkiem wybudowania budynku mieszczącego Pawilon Polski o parametrach funkcjonalnych umożliwiających korzystanie z budynku zgodnie z jego przeznaczeniem na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii, jest opracowanie przez wykonawcę wyłonionego w wyniku przeprowadzonego odrębnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, szczegółowej koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania w Pawilonie Polski na Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai w Japonii.

Uwzględnienie realizacji części ekspozycyjnej w zakresie objętym przedmiotem umowy Generalnego Wykonawcy (m.in. w obszarze: przygotowania projektu wykonawczego, realizacji scenografii, zakupu i montażu sprzętu AV, integracji wszystkich rozwiązań pod kątem technicznym) wynika z szeregu czynników związanych z lokalnymi warunkami rynkowymi w Japonii oraz regulacjami prawnymi związanymi z prawem budowlanym. Projekty wynikające z koncepcji tematyczno-przestrzennej będą częściowo związane z robotami budowlanymi i będą wymagały integralnego podejścia do całego projektu. Cześć ekspozycyjna Pawilonu Polski musi zostać uwzględniona na etapie tworzenia projektu wykonawczego przez Generalnego Wykonawcę, aby możliwe było złożenie dokumentacji wymaganej do uzyskania pozwolenia na budowę. Szereg wytycznych koniecznych do przeprowadzenia tego procesu dotyczy Pawilonu Polski wraz z ekspozycją, m.in.: obliczenie całościowych obciążeń, obliczenie zapotrzebowania na prąd, spełnienie warunków PPOŻ i innych wytycznych wynikających z regulacji lokalnego prawa i wytycznych Organizatora.

Kompleksowe podejście zapewni także możliwie wysoką jakość przygotowania ekspozycji i właściwą integrację z budynkiem i dostosowanie oraz zabezpieczenie mediów, właściwe obliczenia

W związku z ww. czynnikami, niezbędne jest integralne podejście do przygotowania projektów wykonawczych, przygotowania dokumentacji niezbędnej do uzyskania pozwolenia na budowę oraz samej realizacji budynku Pawilonu Polskiego wraz z ekspozycją.

Terminy realizacyjne poszczególnych etapów winny umożliwiać ich zakończenie zgodnie
z harmonogramem Organizatora Wystawy Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai, w Japonii, który przedstawia się następująco:

01 - 03.2023 r. - Przygotowanie projektów architektonicznych – 2,5 m-ca,

03 - 05.2023 r. – Postępowanie na wybór generalnego wykonawcy – 2 m-ce,

05 - 09.2023 r. – Przygotowanie projektu wykonawczego – 4 m-ce,

09 – 12.2023 r. – Pozwolenie na budowę – 2,5 m-ca,

09.2023 r. – 04/07.2024 r. – Zamówienia / rezerwacja materiałów (stal) – min. 7-10 m-cy wyprzedzenia,

11.2023 r. – 11.2024 r. – Budowa Pawilonu – 12 m-cy,

12.2024 r. – 02.2025 r. – Budowa części wystawienniczej – 3 m-ce,

03 – 04.2025 r. – Odbiory i próby – 1,5 m-ca.

Zgodnie z powyższym, obowiązującym harmonogramem Organizatora Wystawy, prace związane
z zaprojektowaniem i budową budynku mieszczącego Pawilon Polski w formule „zaprojektuj
i wybuduj” powinny były rozpocząć się najpóźniej w połowie maja 2023 r.

Harmonogram działań wystawców przedstawiony przez Organizatora Wystawy jest oparty na aktualnych danych z rynku japońskiego, z uwzględnieniem przepisów prawa japońskiego, mających zastosowanie przy realizacji inwestycji, uwarunkowań technicznych oraz terenowych występujących na terenie budowy, wskazanych powyżej, jak również lokalnych przepisów i procedur administracyjnych mających istotny wpływ na tempo prowadzenia inwestycji. Skrócenie do minimum terminów procedur administracyjnych zostało wynegocjowane przez Organizatora Wystawy z władzami lokalnymi Miasta Osaka. Wobec opóźnienia prac, które nie leży po stronie Zamawiającego, w stosunku do harmonogramu Organizatora, zachodzi pilna potrzeba wyboru wykonawcy przedmiotowego zamówienia. Niewyłonienie wykonawcy w najszybszym z możliwych terminów wynikających
z obowiązujących przepisów Pzp, a jednocześnie - do końca listopada br., spowoduje brak możliwości zaprojektowania i budowy Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją oraz niemożność pełnej realizacji całego procesu budowlanego Pawilonu Polski na Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai. Ze względu na niezbędną specjalistyczną wiedzę, umiejętności i zasoby (posiadanie w zespole projektanta, inspektorów nadzoru i wykonawców z wysoce wyspecjalizowaną kadrą inżynierską i wykonawczą, spełniających wymogi japońskiego praw), wykonawcy przedmiotowego postępowania, bez jego udziału, niemożliwym będzie dochowanie powyższych terminów narzuconych przez Organizatora Wystawy Światowej w Osace, Kansai i udział Polski w EXPO 2025 w przyjętym w Koncepcji Programowej zakresie.

Ponadto, pomimo deklaracji Organizatora, że będzie on dysponował wynikami badań geologicznych dla poszczególnych działek pawilonów narodowych, w czerwcu podczas spotkania w Osace pozyskano informacje, że odwierty geotechniczne zostały wykonane przez Organizatora jedynie w kilku miejscach na Expo, a szczególnie w okolicy budowanego przez stronę japońską drewnianego okręgu „Ring” – okalającej teren kładki widokowej zawieszonej na 20 m wysokości, o długości (obwodzie) 2.000 m. Po konsultacjach z LC&Partners, doradcą PAIH ds. architektoniczno-budowlanych w Japonii (do dnia 31 sierpnia 2023 r.), w związku z dalszym stabilizowaniem się terenu sztucznej wyspy Yumeshima i obaw o bezpieczeństwo posadowienia budynku, jak również ulewami, które nawiedziły region Kansai w czerwcu i lipcu br. i spowodowały rozmiękczenie gruntu w trybie niezwłocznym rozpoczęto procedurę wyboru wykonawcy odwiertów geotechnicznych na terenie działki budowlanej A36, przeznaczonej pod Pawilon Polski, które ostatecznie zostały wykonane w sierpniu 2023 r., a których wyniki trafiły do architekta wyłonionego przez PAIH we wrześniu br. w celu przygotowania dokumentów architektonicznych do złożenia do Wydziału ds. Budowlanych Miasta Osaka wraz z wnioskiem o wydanie pozwolenia na budowę.  Z przyczyn oczywistych, konieczności przeprowadzenia tych działań wymuszonych sytuacją w Japonii Zamawiający nie był w stanie wcześniej przewidzieć.    

2. Wskazanie okoliczności pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, które nie wynikały z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego

28.02.2023 r. - przyjęcie Uchwały Rady Ministrów dot. Koncepcji Programowej Expo 2025 Osaka,

07.03.2023 r. - przyjęcie Uchwały Radę Ministrów dot. Programu Wieloletniego Expo 2025 Osaka
i powierzenie PAIH S.A. jego realizacji,

08.03.2023 r. - Uchwała Zarządu PAIH S.A. o wyborze wykonawcy koncepcji architektonicznej Pawilonu Polski,

04.04-30.05.2023 r. - Postępowanie na uszczegółowienie koncepcji architektonicznej budowy Pawilonu Polski,

29.06.2023 r. - Wykonanie projektu Basic Design Pawilonu Polski,

13.07.2023 r. - Oficjalne potwierdzenie kompletności dokumentacji Basic Design Pawilonu Polski przez Organizatora EXPO za pośrednictwem dedykowanej platformy internetowej (początek procesu weryfikacji dokumentacji przez Organizatora EXPO), co było warunkiem rozpoczęcia postępowania na przygotowanie szczegółowej koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania,

17.07.2023 r. - Rozpoczęcie postępowania na przygotowanie szczegółowej koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania w Pawilonie Polski na Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka,

28.07.2023 r. - Wykonanie PFU i Planowanych kosztów projektu i budowy Pawilonu Polski,

31.07.2023 r. - Wykonanie uszczegółowionej koncepcji architektonicznej Pawilonu Polski,

21.08.2023 r. - Termin składania ofert w postępowaniu na przygotowanie szczegółowej koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania,

12.09.2023 – Podpisanie Umowy Dotacyjnej przez Podsekretarza Stanu w MRiT, Komisarza Generalnego Sekcji Polskiej Wystawy Światowej Expo 2025 w Osace, Kansai, Ministra Grzegorza Piechowiaka, 

15.09.2023 r. – Przekazanie pierwszej transzy środków z umowy dotacyjnej do celów realizacji Projektu Expo Osaka na konto PAIH S.A.,

15.09.2023 r. - Uchwała Zarządu PAIH S.A. o wyborze wykonawcy koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji w Pawilonie Polski wraz ze ścieżką zwiedzania,

29.09.2023 r. – Zawarcie umowy z wykonawcą koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania (po stronie Zarządu PAIH),

21-31.10.2023 r. – Otrzymanie koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania, która umożliwia dookreślenie obszaru pracy generalnego wykonawcy.

Mając na uwadze powyższy terminarz podjętych działań oraz ich współzależność i wzajemną korelację, warunkiem sine qua non wykonania określonej czynności zgodnie z powyżej wskazanym harmonogramem jest realizacja działania chronologicznie wcześniejszego, poprzedzającego czynność w stosunku do niej następczą, a tym samym  konieczne jest zachowanie wskazanej powyżej kolejności poszczególnych, następujących po sobie czynności, w konsekwencji czego wszczęcie postępowania w przedmiocie zamówienia nie było możliwe przed dniem podpisania umowy z wykonawcą szczegółowej koncepcji tematyczno-przestrzennej z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. Z kolei, przedłożenie kompletnej dokumentacji w postępowaniu na wyłonienie generalnego wykonawcy możliwe jest dopiero po opracowaniu przez wykonawcę wyłonionego w wyniku przeprowadzenia odrębnego zamówienia publicznego szczegółowej koncepcji tematyczno-przestrzennej ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania w Pawilonie Polski na Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai w Japonii. Koncepcja tematyczno-przestrzenna ekspozycji jest wraz z koncepcją architektoniczną elementem opisu przedmiotu zamówienia publicznego pn. „Generalne Wykonawstwo na Zaprojektowanie, Budowę, Utrzymanie techniczne i Rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii”, a kolejność przyczynowo - skutkowa powyższych działań jest ściśle ze sobą powiązana i nie pozwala na ich niezależne czasowo procedowanie.

Jednocześnie, w związku z informacjami otrzymywanymi z japońskiego ministerstwa odpowiadającego za organizację Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii (METI) i regularną korespondencją mailową od Organizatora tej Wystawy, a także informacjami przekazywanymi przez Organizatora Expo podczas Międzynarodowych Paneli Online dla zagranicznych uczestników (ostatni według stanu na dzień sporządzenia niniejszego uzasadnienia odbył się 15 września 2023 r.) oraz informacjami przekazywanymi przez przedstawicieli Ambasady Japonii w Polsce (ostatnie spotkania odbyły się we wrześniu i październiku 2023 r.), warunkiem brzegowym dla możliwości zrealizowania pawilonu narodowego typu A (budowanego według własnego oryginalnego projektu przez poszczególne kraje, jest skuteczne uprzednie rozpoczęcie oraz prowadzenie zaawansowanych dyskusji na temat potencjalnej współpracy z japońskimi/działającymi na japońskim rynku generalnymi wykonawcami z licencją budowlaną wydaną w Japonii najpóźniej we wrześniu 2023 r., a wyłonienie generalnego wykonawcy – najpóźniej w listopadzie 2023 r. – w przeciwnym bowiem razie, niemożliwym staje się zrealizowanie projektu w zamierzonym kształcie przed terminem rozpoczęcia Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii.

Potwierdza to również Minister ds. Wystawy Światowej Expo 2025 w Japonii (Minister for the World Expo 2025, Japan), Naoki Okada, w oficjalnym liście skierowanym do Komisarza Generalnego Sekcji Polskiej Wystawy Światowej Expo 2025 w Osace, Kansai, p. Grzegorza Piechowiaka, Sekretarza Stanu w Ministerstwie Rozwoju i Technologii, na zlecenie którego PAIH realizuje Projekt Expo Osaka, z dnia 1 września 2023 r. Ponadto, w liście tym, jako alternatywa dla pawilonu typu A, w przypadku gdy na dzień 1 września 2023 r. nie są jeszcze prowadzone wstępne rozmowy i negocjacje z potencjalnym generalnym wykonawcą ani nie ma już tym samym szans na wyłonienie generalnego wykonawcy
w listopadzie 2023 r., przedstawiona jest opcja skorzystania z pawilonu typu X, czyli modułowego pawilonu o kształcie jednopoziomowego prostokąta budowanego na działce danego kraju, przy założeniu jednak, że wnioski o takie pawilony należy składać najpóźniej do dnia 11 września 2023 r. - z ewentualną możliwością wydłużenia tego terminu w uzasadnionych przypadkach do dnia 2 października 2023 r. W związku z trwającymi postępowaniami oraz dokonanymi wstępnymi konsultacjami rynkowymi z generalnymi wykonawcami w Japonii w czerwcu 2023 r. oraz wciąż istniejącą szansą na wyłonienie generalnego wykonawcy Pawilonu Polski w przyjętym przez Polskę planie budowy pawilonu typu A według projektu autorstwa Alicji Kubickiej i Borja Martineza w listopadzie br., zgodnie z decyzją Komisarza Generalnego Sekcji Polskiej Wystawy Światowej Expo 2025 w Osace, Kansai, p. Grzegorza Piechowiaka, Polska nie złożyła wniosku o zastąpienie pawilonu typu A pawilonem typu X, co jednocześnie oznacza absolutną konieczność zrealizowania postępowania na wyłonienie generalnego wykonawcy w terminie niezwłocznym i pilnym.      

3. Brak możliwości wcześniejszego przewidzenia pilnej potrzeby

Decyzja o powierzeniu PAIH realizacji zadania organizacji Pawilonu Polski na Światowej Wystawie EXPO 2025 Osaka, Kansai zapadła 07.03.2023 r. w uchwale Rady Ministrów z dnia 07.03.2023 r. Od tej daty Zamawiający mógł podjąć działania zmierzające do realizacji zadania polegającego na budowie Pawilonu Polski. Podkreślenia zatem wymaga, że Zamawiający nie miał żadnego wpływu na termin podjęcia decyzji o powierzeniu mu realizacji zadania polegającego na budowie Pawilonu Polski, ale - co więcej, nie ma przede wszystkim wpływu na terminy realizacji poszczególnych etapów, które wynikają z harmonogramu narzuconego przez Organizatora, który dodatkowo regularnie ulega zmianom.

Proces budowy pawilonu podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii składa się kilku etapów wzajemnie zależnych. Etapem rozpoczynającym przygotowanie procesu budowy było sporządzenie koncepcji architektonicznej Pawilonu Polski. W dniu 04.04.2023 r. rozpoczęto procedurę negocjacyjną z autorami projektu koncepcji architektonicznej w celu jego szczegółowego opracowania (Basic Design) i uzyskania danych niezbędnych do rozpoczęcia następnych etapów, tj. opracowywania projektu ekspozycji i tworzenia wykonawczych (Detail Design) projektów budowlanych. W dniu 29.06.2023 r. wykonawca uszczegółowionej koncepcji architektonicznej (Basic Design) przekazał materiały umożliwiające rozpoczęcie kolejnych etapów przygotowujących do rozpoczęcia budowy Pawilonu Polski podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii. Przygotowana przez wykonawcę uszczegółowionej koncepcji architektonicznej (Basic Design) dokumentacja projektowa jest podstawowa i niezbędna do rozpoczęcia procesu wyłaniania wykonawcy koncepcji tematyczno-przestrzennej, gdyż bez uszczegółowionej koncepcji architektonicznej (Basic Design) nie jest możliwe zaplanowanie ekspozycji, która będzie znajdowała się w budynku.

Podkreślenia wymaga fakt, że cały harmonogram realizacji pawilonu na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii został narzucony przez Organizatora Wystawy. Zamawiający może zatem poruszać się wyłącznie w terminach określonych przez Organizatora w przekazywanych i na bieżąco aktualizowanych wytycznych. Przedmiotowe wytyczne nakazują państwom uczestniczącym
w Wystawie uwzględnienie różnych specyficznych dla Japonii ograniczeń.

4. Brak możliwości zachowania terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem.

Postępowanie o udzielenie zamówienia nie może być przeprowadzone w trybie przetargu nieorganicznego oraz przetargu ograniczonego. Powodem takiego stanu rzeczy jest konieczność odbycia negocjacji z wykonawcami w trakcie trwającego postępowania o udzielenie zamówienia, mając równocześnie na uwadze formułę „Zaprojektuj i Wybuduj”.

Za powyższym przemawia następująca argumentacja:

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia będzie prowadzone na podstawie prawa polskiego, jednak realizacja przedmiotu umowy (zaprojektowanie i budowa) będzie wykonywana z uwzględnieniem prawa japońskiego oraz wymagań Organizatora EXPO stosownych dla tego typu wydarzeń.
2. Zamawiający, dochowując należytej staranności, dokonał próby pozyskania informacji niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania w trybie otwartym, przeprowadzając od dnia 16 czerwca do 30 czerwca 2023 r. wstępne konsultacje rynkowe w Japonii. Wykonawcy, zasłaniając się tajemnicą przedsiębiorstwa oraz wskazując na indywidualne głęboko specjalistyczne rozwiązania projektowe, techniczne i realizacyjne, know-how, nie przekazali istotnych dla Zamawiającego informacji.
3. W konsekwencji, nie dysponując takimi informacjami, Zamawiający nie może wszcząć postępowania w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, gdyż nie dysponuje wiedzą niezbędną do sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia oraz postanowień przyszłej umowy.

Stąd też, powstaje konieczność przeprowadzenia negocjacji z wykonawcami w trakcie toczącego się już postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Tryby negocjacyjne przewidziane w ustawie Pzp (negocjacje z ogłoszeniem oraz negocjacje bez ogłoszenia) cechuje poufność przeprowadzanych negocjacji, co ma niezmiernie duże znaczenie dla potencjalnych wykonawców i możliwości pozyskania niezbędnej dla Zamawiającego wiedzy.
5. Celem przyjętego trybu Negocjacje bez ogłoszenia jest przeprowadzenie negocjacji dla należytego przygotowania i wykonania zamówienia publicznego, a zatem realizacji w określonym terminie i zgodnie z wieloma wymaganiami prawnymi i faktycznymi, przedmiotu umowy w formule Zaprojektuj i Wybuduj na różne usługi, dostawy i robotę budowlaną.
6. Negocjacje, ze względu na specyfikę rynku właściwego realizowanych usług projektowych oraz wykonania robót budowlanych (rynek japoński), muszą obejmować dwa zakresy, tj. opis przedmiotu zamówienia oraz warunki przyszłej umowy.
7. Negocjacje w obszarze Opisu Przedmiotu Zamówienia:
8. Wykonawcy z rynku japońskiego, przystępując do postępowania o udzielanie zamówienia publicznego w postępowaniu otwartym, pozbawieni są wpływu na kształtowanie postanowień opisu przedmiotu zamówienia, co spowodowałoby brak uwzględnienia specyficznych warunków wynikających z szczególnych uwarunkowań technicznych zaprojektowania i budowy Pawilonu Polski oraz odrębnej kultury prawnej i biznesowej na terenie Japonii, doprowadzając do powstawania ryzyk i w konsekwencji ich urealnienia, niespotykanych w podobnych postępowaniach na terenie Polski i Europy.
9. W związku z powyższym, może pojawić się potrzeba zmiany w obszarze dotyczącym opisu przedmiotu zamówienia w taki sposób, aby wzmocnić udział realizacji i uwzględnić propozycję warunków technicznych Wykonawcy.

W ramach opisu przedmiotu zamówienia, koniecznym jest pozyskanie przez Zamawiającego informacji dotyczących:

• Optymalizacji rozwiązań projektowych wraz z propozycją rozwiązań technicznych i materiałowych celem potwierdzenia wykonalności projektu, uwzględniających:

• uwarunkowania sejsmiczne (sztywność bryły budynku w połączeniu z drewnianą elewacją),
• posadowienie budynku na sztucznej wyspie (unikanie palowania),
• dostosowanie PFU w zakresie możliwym do przygotowania oferty ze strony Wykonawcy.

Sztuczna wyspa to zasadniczo innowacyjna technologia, która skutecznie została wdrożona w nielicznych jedynie krajach (zaledwie 3), tj. w zaawansowanych technologicznie: Japonii, ZEA, Hongkongu.

W związku z powyższym, bez konsultacji w zakresie szczególnych rozwiązań technicznych, uwzględniających warunki geotechniczne przy budowaniu na specyficznym terenie, jakim jest sztuczna wyspa (wyspa Yumeshima jest zbudowana z granulatu powstałego na bazie popiołu ze spalonych innowacyjną metodą śmieci w ekologicznych japońskich spalarniach śmieci), Zamawiający - pomimo przeprowadzenia badania geotechnicznego gruntu, nie jest w stanie odpowiednio zabezpieczyć tego obszaru, celem np. uniknięcia palowania, w opisie przedmiotu zamówienia, a jest on kluczowy przy realizacji projektu w Japonii, przede wszystkim przy projektowaniu i realizacji robót budowlanych, kontroli kosztów w trakcie procesu inwestycyjnego.

• Harmonogram i organizacja zespołu wskazanego do realizacji zamówienia:

• uzgodnienie przejściowych kamieni milowych poszczególnych etapów przy niezmiennym terminie zakończenia (bezwzględna konieczność otwarcia wystawy 13 kwietnia 2025 r.);
• kluczowy personel Wykonawcy - osoby niezbędne do zrealizowania zadania (wymagania formalne wobec tych osób);
• kontrola organizacji prac - zakres praw i obowiązków Generalnego Wykonawcy w ramach procesu „Zaprojektuj i Wybuduj”, w odniesieniu do odmiennego sposobu rozumienia uczestników procesu budowlanego i łączenia funkcji technicznych. Współpraca z PMC – matryca odpowiedzialności. W Japonii mamy do czynienia z Inwestorem, Projektantem i Generalnym Wykonawcą. Projektant na etapie realizacji budowy reprezentowany jest przez AoR (architekta projektu) oraz Supervison Consultant (inspektorzy nadzorujący proces budowy). Rozwiązanie to nie jest spotykane w przepisach prawa budowlanego w Polsce i Europie. Jest to unikalne rozwiązanie dotyczące rynku japońskiego.
  • Organizacja budowy:
• sposób realizacji – ponad 175 budów dotyczących pawilonów innych uczestników Expo w tym samym czasie, czyli w okresie 2024-25 r. na ograniczonym terenie sztucznej wyspy, z jedynie dwoma drogami wjazdowymi – także dla ciężkich maszyn i urządzeń budowlanych;
• logistyka dostaw – zaopatrzenie, nabycie (ewentualna potrzeba certyfikacji materiałów i urządzeń sprowadzanych spoza Japonii) i transport materiałów, przy jednoczesnym braku możliwych do wykorzystania składowisk i magazynów na terenie Expo;
• koordynacja prac budowlanych skupiona w rękach jednej firmy w strefie „Ratowanie Życia”, na której zlokalizowana jest działka pod Pawilon Polski (nr 36), tj. firmy Takenaka, która jednocześnie jest generalnym wykonawcą dla większości budynków Organizatora Expo oraz Ringu (okręgu – drewnianej kładki dla pieszych zamieszonej na wysokości 20 m, o długości całkowitej/obwodzie 2000 m), a także dla wielu pawilonów narodowych krajów uczestniczących, a tym samym priorytetem dla kolejności prac będzie obejmowała własne budowy, przy czym na całym terenie działki przeznaczonej pod budowę Pawilonu Polski zlokalizowała aktualnie (od sierpnia 2023 r.) 9 tymczasowych baraków, które już teraz uniemożliwiają prowadzenie prac geologicznych w zaplanowanym kształcie i które mogą powodować dodatkowe utrudnienia w przypadku rozpoczęcia prac budowlanych.
  • Ograniczenie ryzyk mających wpływ na procesy zaprojektowania i budowy przy braku możliwości zmiany terminu rozpoczęcia Wystawy Światowej:
• częste zmiany wytycznych ze strony Organizatora Expo (ostatnia zmiana: wrzesień 2023 r.) - realizacja w zgodzie z przepisami prawa budowlanego i zasadami wiedzy technicznej w Japonii, z uwzględnieniem specyfiki realizacji zamówienia wynikającej ze zmieniających się wymogów Organizatora i przepisów lokalnych miasta Osaka;
• warunki uzyskania pozwolenia na budowę i pozostałych uzgodnień projektu zgodnie z wymogami Organizatora Expo i Urzędu Miasta Osaka (podwójna forma akceptacji projektowej);
• zaplanowane w 2024 r. zmiany w prawodawstwie japońskim w zakresie pracy w nadgodzinach;
• optymalizacja kosztów z ich ewentualną waloryzacją.
  • realizacji Ekspozycji Wewnętrznej w Pawilonie Polski:
• sposób organizacji pracy przy uwzględnieniu wykonania Ekspozycji - termin dostępności Pawilonu do rozpoczęcia prac nad Wystawą;
• stworzenie contentu treści multimedialnych, zamówienia artystyczne itp. - planowane są osobne zamówienia, jeśli będzie to niezbędne do realizacji postanowień koncepcji Wystawy;
• kluczowe dla Zamawiającego jest pozyskanie wiedzy dla ustalenia praw i obowiązków realizacji prac przez Generalnego Wykonawcę, uwzględniającej zaprojektowanie i zbudowanie ekspozycji, łącznie z implementacją Wystawy opartej o instalacje, multimedia i dzieła artystyczne.

1. Negocjacje projektowanych postanowień umowy:

Z uwagi na fakt, że prawem właściwym dla umowy jest prawo polskie, a przedmiot umowy będzie obejmował zaprojektowanie, budowę, utrzymanie techniczne i rozbiórkę budynku mieszczącego Pawilon Polski wraz z ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii, a umowa będzie wykonywana w całości poza granicami Rzeczypospolitej Polski, w związku z czym, prawem właściwym dla realizacji umowy na terytorium Japonii będą przepisy prawa miejsca ich wykonania, tj. japońskiego oraz wymogi Organizatora Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace Kansai w Japonii.

Zamawiający dopuszcza negocjacje w zakresie wszystkich postanowień umowy i zakłada, że negocjacje będą w różnym stopniu szczegółowości dotyczyć wszystkich obszarów prawnych uregulowanych w projektowanych postanowieniach umownych. Zważyć przy tym należy, że z uwagi na zderzenie się dwóch porządków prawnych, tj. zastrzeżonego dla interpretacji postanowień Umowy jako prawo właściwe prawa polskiego oraz prawa właściwego dla realizacji zobowiązań stanowiących przedmiot umowy na terytorium Japonii, tj. prawa japońskiego jako właściwego, oraz z uwagi na fakt, że przedmiot umowy obejmujący zaprojektowanie, budowę, utrzymanie techniczne i rozbiórkę budynku mieszczącego Pawilon Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai,
w Japonii, będzie realizowany zgodnie z prawem właściwym dla miejsca jego wykonania, tj. prawem japońskim, negocjacje z dużym prawdopodobieństwem w efekcie doprowadzą do wypracowania kompromisowych rozwiązań prawnych godzących w wieloaspektowość realizowanego projektu oraz przenikających się uregulowań prawa powszechnie obowiązującego dla dwóch odległych od siebie porządków prawnych: polskiego i japońskiego.

Wskazać przy tym należy, że oprócz prawa japońskiego właściwego dla miejsca realizacji umowy, wymogów Organizatora, które mogą uszczegóławiać, a nawet zmieniać przepisy prawa powszechnie obowiązującego w Japonii, czynnikiem determinującym konieczność negocjacji postanowień umowy są zasady dobrych praktyk oraz dobre obyczaje stosowane na terenie Japonii, które odnoszą się do stosunków cywilnoprawnych stanowiących elementy postępowania o udzielenie zamówienia. Dodać przy tym należy, że również w prawie polskim stosunki cywilnoprawne muszą być zgodne z dobrymi obyczajami, których specyfika ma odniesienie do polskich realiów zobowiązaniowych, co ma odzwierciedlenie w przepisach prawa polskiego, a w szczególności Kodeksu cywilnego.

Bezprawność w prawie polskim ujmuje się szeroko – może ona polegać na sprzeczności postępowania z prawem lub dobrymi obyczajami, analogicznie Zamawiający dopuszcza i przewiduje, że nie tylko japońskie prawo powszechnie obowiązujące ma wpływ na akceptowalne i wykonalne na terenie Japonii postanowienia umowy, ale również dobre obyczaje interpretowane przez pryzmat specyfiki lokalnego rynku. Sprzeczność określonego zachowania z dobrymi obyczajami oznacza kwalifikację postępowania jako nieodpowiedniego, nagannego z punktu widzenia norm o charakterze pozaprawnym (etycznych, obyczajowych itp.) przyjętych w danej społeczności czy w obrocie, w przedmiotowym stanie faktycznym będą to normy pozaprawne (etyczne, obyczajowe) właściwe dla Japonii, Polski, jak również międzynarodowe – z uwagi na ponadnarodowy aspekt Wystaw Światowych, których organizacja ma swoją podstawę w postanowieniach Konwencji o wystawach międzynarodowych, podpisanej w Paryżu dnia 22 listopada 1928 r. wraz z późniejszymi zmianami, a w tym statuowanych Protokołem sporządzony dnia 30 listopada 1972 r. w Paryżu w sprawie zmiany Konwencji o wystawach międzynarodowych z dnia 22 listopada 1928 r. wraz z późniejszymi zmianami. 

Dodać przy tym należy, że z uwagi na niską atrakcyjność zamówienia publicznego ze względu na jego wartość dla największych i najbardziej wyspecjalizowanych podmiotów w zakresie przedmiotu umowy na terenie Japonii, Zamawiający dopuszcza i przewiduje konieczność negocjacji postanowień umownych generujących ryzyko kontraktowe albo wpływających na koszt realizacji umowy po stronie Wykonawcy, do takich postanowień należy zaliczyć te dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, ubezpieczenia, kar umownych, odpowiedzialności Wykonawcy.

Postanowienia umowy, w zakresie których konieczne jest przeprowadzenie negocjacji dotyczą:

• terminów wykonania umowy;
• zasad płatności, w tym konieczności udzielenia zaliczki;
• kar umownych;
• ubezpieczenia Wykonawcy;
• zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
• odpowiedzialności Wykonawcy;
• przedmiotu zamówienia;
• realizacji robót budowlanych.

Jak wykazano powyżej, aby opisać przedmiot zamówienia i przygotować przyszłe warunki biznesowe umowy, koniecznym jest przeprowadzenie negocjacji z wykonawcami. Ze względu jednak na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, Zamawiający nie może przeprowadzić postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem. Wynika to z czasu niezbędnego do przeprowadzania postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem (72 dni) oraz negocjacji bez ogłoszenia (130 dni). Zestawienie czasu obu trybów przestawiono poniżej:

Średni czas trwania postępowania  na roboty budowlane, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, obliczony w oparciu o dane zawarte w ogłoszeniach opublikowanych w 2022 r. przez zamawiających w Dzienniku Urzędowym UE wyniósł 117 dni (dane ze Sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2022 r.). Przewidywany czas całkowity przeprowadzenia postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem jest dłuższy od średniego czasu trwania postępowania na roboty budowlane z uwagi na złożoność przedmiotu zamówienia i uwarunkowania jego realizacji oraz konieczność prowadzenia negocjacji z wykonawcami z różnych stref czasowych. Wymaga to dłuższych terminów na negocjacje czy składanie ofert.

Przyjęcie trybu negocjacje bez ogłoszenia w postępowaniu na zamówienie publiczne pn. „Generalne Wykonawstwo na Zaprojektowanie, Budowę, Utrzymanie techniczne i Rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z Ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii” postrzegane jest w tym przypadku jako konieczność ochrony interesu Zamawiającego, jako podmiotu wydatkującego środki publiczne, którego naruszenie zagrożone jest wystąpieniem nieprzewidywalnych okoliczności, przy których Zamawiający może doznać szkody w przypadku opóźnienia w dotrzymaniu terminowego zrealizowania budowy Pawilonu Polski.

Jest to tego rodzaju sytuacja zaliczana do tych, których zaistnienie w normalnym toku rzeczy jest mało prawdopodobne lub których skutki w znacznym stopniu przekraczają konsekwencje, które mogły być przewidziane.

Mając powyższe na uwadze, tj. pilną potrzebę udzielenia zamówienia i konieczność przeprowadzenia negocjacji, fakt, iż wskazanie okoliczności pilnej potrzeby udzielenia zamówienia nie wynikały
z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego oraz nie były wcześniej możliwe do przewidzenia, oraz niekwestionowaną potrzebę przeprowadzenia negocjacji, a także to, że niemożliwym jest zachowanie terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego i negocjacji z ogłoszeniem, zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 209 ust. 1 pkt 4 Pzp, jest w pełni uzasadnione.