Uzasadnienie wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego na "Generalne wykonawstwo, zaprojektowanie, budowę, utrzymanie techniczne i rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, KANSAI, w Japonii" - nr referencyjny: DZA.DEO.25.34.2024/WR

Nazwa postępowania Uzasadnienie wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego na "Generalne wykonawstwo, zaprojektowanie, budowę, utrzymanie techniczne i rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, KANSAI, w Japonii"
Numer referencyjny DZA.DEO.25.34.2024/WR
Data publikacji 05.06.2024

UZASADNIENIE WYBORU TRYBU UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA GENERALNE  WYKONAWSTWO, ZAPROJEKTOWANIE, BUDOWĘ, UTRZYMANIE TECHNICZNE I ROZBIÓRKĘ PAWILONU POLSKI WRAZ Z EKSPOZYCJĄ NA WYSTAWIE ŚWIATOWEJ EXPO 2025 W OSACE, KANSAI, W JAPONII

Wstęp

Przedmiotem niniejszej notatki jest uzasadnienie zastosowania art.  214 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2023. poz. 1605 ze zm.), zwanej dalej „PZP” wraz ze wskazaniem okoliczności faktycznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest Generalne Wykonawstwo na zaprojektowanie, budowę, utrzymanie techniczne i rozbiórkę Pawilonu Polski wraz z ekspozycją na Wystawie Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai, w Japonii, zwane dalej „zamówieniem na wybór GW”.

  1. Tryb postępowania – zamówienie z wolnej ręki – art. 214 ust. 1 pkt 5 PZP.

Ze względu na okoliczności towarzyszące realizacji projektu uczestnictwa Polski w Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai oraz planowany termin 13.04.2025 r. otwarcia Pawilonu Polski wraz z ekspozycją, jedynym możliwym trybem postępowania, w którym można udzielić zamówienia jest tryb zamówienia z wolnej ręki na podstawie przesłanki wskazanej w art.  214 ust. 1 pkt. 5 PZP, który stanowi, że Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.

Uzasadnienie prawne:

Przesłanką zastosowania zamówienia z wolnej ręki jest zaistnienie okoliczności powodujących natychmiastową konieczność wykonania zamówienia, która jest konsekwencją wyjątkowej sytuacji, której nie można było przewidzieć i nie wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego. Zaistniała sytuacja musi mieć obiektywny charakter, a jej wystąpienie powoduje , że nie jest możliwe zachowanie terminów przewidzianych przy stosowaniu trybów przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego partnerstwa innowacyjnego, negocjacji bez ogłoszenia. Do zastosowania wskazanego trybu niezbędne jest spełnienie trzech warunków:

  • zaistnienie wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć,
  • wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów dla innych trybów udzielenia zamówienia;
  • istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wyjątkową sytuacją, a koniecznością natychmiastowego wykonania przedmiotu zamówienia.

Uzasadnienie faktyczne: 

  1. zaistnienie wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć

Zamawiający prowadził postępowanie na wybór GW w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 209 ust. 1 pkt 4 PZP, który dopuszcza zastosowanie tego trybu ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zmawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Uzasadnienie faktyczne i prawne potwierdzające zaistnienie powyższej przesłanki Zamawiający zamieścił w Ogłoszeniu o dobrowolnej przejrzystości ex ante opublikowanym pod numerem 00707244-2023. Numer wydania Dz.U. S: 224/2023. Data publikacji: 2023-11-21 oraz w zakresie, który nie zmieścił się w formularzu ogłoszenia (ograniczona ilość znaków) uzupełnione uzasadnienie zostało zamieszczone pod adresem https://www2.paih.gov.pl/index/?id=0f92c979a6541ca6b7f292ae1dcf5ec8

Zamawiający bez zbędnej zwłoki, w dniu  30 października 2023 r. wszczął postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia na wybór GW.

W wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia Zamawiający w dniu 15.03.2024 r. dokonał wyboru oferty wykonawcy Rimond Japan KK. 

W dniu 29 maja 2024 r. Zamawiający dokonał unieważnienia postępowania na podstawie Uchwały Zarządu PAIH S.A. nr 1/VI/2024/O ze względu na uchylenie się wybranego wykonawcy od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik do dokumentów zamówienia (art. 255 pkt 7 PZP). W prowadzonym postępowaniu została złożona tylko jedna oferta i Zamawiający nie ma możliwości dokonania ponownego badania i oceny ofert, a co za tym idzie wybrania innej oferty. 

Aktualnie Zamawiający ze względu na termin otwarcia Światowej Wystawy EXPO 2025 wyznaczony przez Organizatora EXPO na dzień 13 kwietnia 2025 r. nie ma możliwości powtórzenia postępowania w jakimkolwiek trybie przewidującym konkurencyjność wyboru wykonawcy przedmiotowego zamówienia, w tym w trybie negocjacji bez ogłoszenia i jedynym działaniem, które może w planowanym terminie zapewnić budowę Polskiego Pawilonu i realizację wystawy, tj. udział Polski w wystawie EXPO 2025  w zakładanym zakresie jest wybór GW w trybie z wolnej ręki. 

W zaistniałym stanie faktycznym uchylenie się wykonawcy, którego oferta w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia została uznana za najkorzystniejszą od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowi wyjątkową sytuację, której Zamawiający nie mógł przewidzieć. W szczególności gdy poczynił wykraczające poza standard działania w celu wyboru wykonawców zaproszonych do negocjacji. A także w sytuacji, gdy dokonał wyboru wykonawcy, który miał możliwość rzetelnego zapoznania się z przedmiotem zamówienia i warunkami jego realizacji, wykonawcy, który przed zaproszeniem do negocjacji bez ogłoszenia uczestniczył w spotkaniach z Zamawiającym w ramach przeprowadzanej selekcji w celu wybrania firm zainteresowanych przedmiotem planowanego zamówienia.

Zamawiający dokonał selekcji wykonawców, których zaprosi do negocjacji poprzez szczegółowe i wielostopniowe badanie możliwości pozyskania z rynku japońskiego Generalnego Wykonawcy dla realizacji Zadania inwestycyjnego. Wymogiem podstawowym narzuconym przez Organizatora EXPO, w ramach przeprowadzonej selekcji,  był fakt że każdy z wykonawców musiał posiadać pełną japońską certyfikację umożliwiającą zbudowanie pawilonu zgodnie z wymogami organizatora EXPO i przepisami japońskimi. Przy rekomendacji kierowano się takimi istotnymi kryteriami jak: licencja na wykonywanie robót budowlanych w Japonii, możliwość realizacji w formule Zaprojektuj i Wybuduj, udział i doświadczenie przy realizacji pawilonów na EXPO z częścią ekspozycyjną oraz deklaracją wykonawcy o dostępności materiałów przy budowie Pawilonu. Dodatkowym kryterium selekcji był fakt, że wybrane firmy już realizują projekty na terenie Expo 2025 Osaka, Japonia.

Selekcja odbywała się poprzez badanie zainteresowania wykonaniem Polskiego Pawilonu wykonawców znajdujących na otrzymanej przez Zamawiającego od Organizatora EXPO listy 424 firm rekomendowanych jako wykonawcy w różnych branżach, w tym robót budowlanych, zarządzających, nadzorujących, projektantów, transportowych, turystycznych, marketingu, reklamy i innych. Rekomendacja Organizatora EXPO miała wymóg wykonalności ograniczając możliwość swobodnej konkurencji i wyboru wykonawcy uczestnikowi EXPO.

Selekcja przeprowadzona została w dwóch turach, poprzez podjęcie kontaktu z 44 firmami w maju 2023 r. oraz w czerwcu i lipcu 2023 r. z kolejnymi 18 firmami. W ramach selekcji w okresie sierpień- październik 2023 r.  w celu zbadania zdolności wykonawców do realizacji zamówienia korzystano także z informacji pozyskanych z rynku japońskiego od lokalnego japońskiego konsultanta architektoniczno-budowlanego. W wyniku przeprowadzonej selekcji uzupełnionej o konsultacje, ostatecznie Zamawiający zdecydował o zaproszeniu do negocjacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego 4 podmiotów, uznając je jako spełniające kryteria. Wybrane firmy posiadały zdolność do wykonania zamówienia, spełniały warunki określone przez Zamawiającego w ramach rekomendacji i co niezwykle istotne wyraziły zainteresowanie uczestnictwem w postępowaniu, którego celem był wybór GW.

Kolejno Zamawiający przygotował dokumentację zamówienia do przeprowadzenia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia, wysłano zaproszenie do negocjacji do 4 wybranych podmiotów co nastąpiło 30 października 2023 r. Jedna z nich firma nie przystąpiła do negocjacji.

W celu sprawnego przeprowadzenia negocjacji Zamawiający opracował strategię negocjacyjną i przekazał wykonawcom listę z zagadnieniami, które będą stanowiły przedmiot negocjacji.

Zamawiający przeprowadził 10 spotkań negocjacyjnych z 3 firmami w kilku seriach w dniach: od 3.11 do 28.11.2023 r..

Negocjacje przeprowadzono w 3 sesjach w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, projektowanych postanowień umowy oraz przekazując informacje dotyczące wymagań związanych z polskim prawem zamówień publicznych. Ze względu na obawy Zamawiającego ze zrozumieniem wymagań formalno-prawnych informacje na temat ww. wymagań Zamawiający przekazywał wykonawcom na każdym spotkaniu negocjacyjnym.

Negocjacje zostały zakończone w dniu 30.11.23 r.

Po zakończeniu negocjacji Zamawiający dokonał weryfikacji dokumentacji zamówienia i opracował specyfikację warunków zamówienia  - w tym okresie odbyło się 13 spotkań z komisją i biegłymi w dniach od 28.11.2023 do 15.12.2023 r.

Każda z firm w toku negocjacji potwierdziła wykonalność zadania przy warunku pilnego wyboru wykonawcy i podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W trakcie negocjacji oraz z treści udostępnionej wykonawcom specyfikacji warunków zamówienia wykonawcy mogli poznać zakres oczekiwań Zamawiającego. Otrzymali w ramach opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności Program Funkcjonalno-Użytkowy budynku Pawilonu Polski, Dokumentację Basic Design / General Design Plan / First Set of Documents, Program Funkcjonalno-Użytkowy Ekspozycji tematycznej uczestnictwa Polski w Wystawie Światowej  oraz Wstępną koncepcją tematyczno-przestrzenną Ekspozycji wraz ze ścieżką zwiedzania. Biorąc pod uwagę krótki okres przewidziany na projektowanie, wykonanie robót i realizację wystawy wykonawcy otrzymali także informację nt. możliwej optymalizacji projektu oraz przykładową możliwą optymalizację Basic Design (Wytyczne w zakresie możliwości dopuszczalnych zmian w Basic Design).

15 grudnia 2023 r. Zamawiający przekazał zaproszenie do składania ofert wraz ze specyfikacją warunków zamówienia 3 wykonawcom. 

Termin  złożenia ofert Zamawiający ustalił na dzień 29 grudnia 2023 r.

28 grudnia 2023 r. za pośrednictwem Platformy zakupowej Zamawiającego złożona została jedna oferta.

Powyższe działania Zamawiającego wskazują na więcej niż należytą staranność w przygotowaniu postępowania, w sposób, który powinien zmniejszyć ryzyko unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. 

Staranność ta polegała w szczególności na zaproszeniu do negocjacji wykonawców:

  1. rekomendowanych przez Organizatora EXPO, umieszczonych na liście przekazanej uczestnikom EXPO;
  2. posiadających licencję na wykonywanie robót budowlanych w Japonii, możliwość realizacji w formule Zaprojektuj&Wybuduj;
  3. którzy brali udział i mają doświadczenie przy realizacji pawilonów na poprzednio organizowanych wystawach Expo, także z częścią ekspozycyjną;
  4. którzy złożyli deklarację dostępności materiałów przy budowie Pawilonu;
  5. którzy już realizują projekty na terenie Expo 2025 Osaka, Japonia;
  6. którzy wyrazili zainteresowanie uzyskaniem zamówienia.

Ponadto zaproszeni wykonawcy brali udział w negocjacjach i znali tym samym wymagania Zamawiającego zarówno techniczne, organizacyjne, terminowe, jak i związane z procedurami polskiego prawa zamówień publicznych. W kilku turach negocjacyjnych wykonawcy zadawali pytania, otrzymywali konieczne wyjaśnienia i dokumenty, wykonawcom został przedstawiony dopuszczony sposób optymalizacji rozwiązań projektowych pozwalających na skrócenie czasu projektowania i budowy, co powinno  umożliwić złożenie rzetelnej, przemyślanej oferty.

Zamawiający podjął wszelkie działania w celu zminimalizowania ryzyka wyboru wykonawcy, który uchyli się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, i zaistnienie takiej okoliczności można uznać za sytuację, której wystąpienie w normalnym stanie rzeczy powinno być bardzo mało prawdopodobne, możliwą do zakwalifikowania w rozumieniu przepisów jako sytuację niemożliwą do przewidzenia. 

Podobnie renoma wybranego wykonawcy, jego wielkość, możliwości ekonomiczne, doświadczenie budowlane i projektowe, zrealizowane inwestycje o ogromnym budżecie, o wiele większym niż Polski Pawilon, działalność w różnych krajach, w tym azjatyckich, znajomość lokalnego rynku poparta bogatym doświadczeniem, w tym w związku z budową kilku pawilonów na EXPO 2025 o największym rozmachu i budżecie pozwala stwierdzić, że stało się coś co można uznać w kontekście powyższego za niemożliwe. Zamawiający w normalnym stanie rzeczy nie mógł w żadnej mierze przewidzieć, że tak doświadczony, renomowany i profesjonalny Wykonawca zrezygnuje z budowy.

 

  1. Brak przyczyn po stronie Zamawiającego w powstaniu zaistniałej sytuacji

Brak przyczyn po stronie Zamawiającego w niniejszej sprawie oceniono przez pryzmat braku wpływu Zamawiającego na możliwość zachowania terminów przewidzianych dla innych trybów postępowania, w szczególności powtórnego zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia.

Zamawiający zakładał przeprowadzenie postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia w terminie 72 dni, co dawało gwarancję dotrzymania terminu otwarcia Pawilonu Polski i ekspozycji. Faktycznie od dnia zaproszenia do negocjacji do unieważnienia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia  tj. od 30.10.2023 r. do 30.05.2024 r. upłynęło 152 dni.

Przyczyną tego były problemy po stronie wybranego Wykonawcy na etapie składania oferty oraz podejmowanych czynności po jej złożeniu ze zrozumieniem dokumentów zamówienia w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności wymagań w zakresie wyceny opcji, wymagań w zakresie pełnomocnictw do podpisania oferty, kwalifikowanych podpisów elektronicznych i podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia. 

Jak wskazano wyżej, zarówno wymagania w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, jak i wymagań formalno - prawnych były przekazywanie wykonawcom w trakcie tur negocjacyjnych, jak i SWZ. Nie można tym samym niezrozumienia tych wymagań określać jako przyczyny leżącej po stronie Zamawiającego. Można jedynie domniemywać, że zagraniczny wykonawca niedostatecznie je zrozumiał, trzeba bowiem zauważyć, że postępowanie było prowadzone według prawa polskiego, dokumenty zamówienia były tłumaczone z języka polskiego na angielski, a ofertę składał wykonawca japoński w języku angielskim. Trzykrotne lub dwukrotne tłumaczenie dokumentów zamówienia mogło stanowić utrudnienie dla wykonawcy, podobnie tę trudność pogłębiał duży formalizm cechujący polskie procedury zamówień publicznych. 

Przedłużone w stosunku do planowanego terminu postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego doprowadziło do sytuacji gdy ze względów technicznych i organizacyjnych niemożliwe było wykonanie zamówienia w założonym zakresie i terminie. 

Na ten aspekt zwrócił uwagę wybrany wykonawca w dniu 22 marca 2024 r. w odpowiedzi na zaproszenie do podpisania umowy przesyłając Zamawiającemu pismo przekazujące informacje o konieczności konsultacji dotyczących kluczowych aspektów umowy. Zamawiający wyraził zgodę na konsultacje z wykonawcą mając na względzie postanowienia projektowanej umowy zezwalającej na jej zmianę w celu optymalizacji rozwiązań projektowych. Dopuszczalność takiego działania Zamawiającego potwierdzają stanowiska UZP i orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. 

Spotkania z wykonawcą odbywały się z dużą częstotliwością - ponad 20 spotkań online od 4 kwietnia do 20 maja 2024 r. W całym tym okresie  Zamawiający odbywał również konsultacje z architektami, ekspertami oraz zarządzającym kontraktem. Powyższe, stanowi o staranności Zamawiającego, szukaniu wszelkich możliwych, zgodnych z przepisami i dopuszczonych postanowieniami umowy rozwiązań. Zamawiający nie mógł przypuszczać ani podstaw by kwestionować, że wykonawca uzna planowany zakres za niemożliwy do wykonania i zaproponuje zmiany niemożliwe do zaakceptowania. Zamawiający miał prawo zakładać, że umowa dojdzie do skutku, a twierdzenia, deklaracje i obietnice wykonawcy zostaną zrealizowane i są prawdziwe. Zamawiający nie miał podstaw by sądzić, że wykonawca się z nich nie wywiąże. Nie można nie wskazać również, że wybrany wykonawca  realizuje aktualnie kilka innych zleceń na EXPO 2025, tj. kontrakty na budowę pawilonów Zjednoczonych Emiratów Arabskich, Królestwa Arabii Saudyjskiej, Portugalii, Krajów Nordyckich oraz Francji, na łączną wartość znacznie przekraczającą 120 mln EUR. Tym samym wykonawca składając ofertę znał specyfikę miejsca budowy, problemy z nim związane oraz wymagania Organizatora Wystawy. Powyższe przemawiało za słusznością kontynuacji rozmów z tym wykonawcą. Istniejące trudności z pozyskiwaniem innych wykonawców, były kolejnym argumentem przemawiającym za kontynuowaniem rozmów, co potwierdzało stanowisko zarządzającego kontraktem -  japońskiej firmy bardzo dobrze znającej uwarunkowania japońskie i rynek wykonawców zainteresowanych udziałem w budowie pawilonów EXPO.

W świetle powyższych okoliczności nie można uznać, iż to Zamawiający przyczynił się do braku możliwości powtórzenia postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz, że uchylenie się wykonawcy od zawarcia umowy w sprawie zamówienia można przypisać Zamawiającemu. Zamawiający działał z należytą starannością zarówno przygotowując, jak i przeprowadzając postępowanie o udzielenie przedmiotowego zamówienia.

 

  1. nie można zachować terminów dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego, negocjacji bez ogłoszenia

Zgodnie z przepisami Zamawiający, aby zastosować tryb z wolnej ręki musi  przeanalizować czy może udzielić zamówienia w innym dopuszczonym PZP trybie niż planuje i uzasadnić brak takiej możliwości. Nie można nie wskazać, że już uprzednie unieważnione postępowanie było prowadzone w trybie niekonkurencyjnym, jakim są negocjacje bez ogłoszenia. Zasadność jego zastosowania  i brak możliwości zastosowania trybów konkurencyjnych Zamawiający przedstawił w Ogłoszeniu o dobrowolnej przejrzystości ex - ante opublikowanym pod numerem 00707244-2023. 

Uzasadnienie to potwierdzają także ostatnie dostępne dane rynkowe zawarte w projekcie

Sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2023 r. (str. 31)

Tab. 1. Średni czas trwania postępowań w zależności od rodzaju i trybu udzielenia zamówienia [dni] (postępowania o wartości równej lub przekraczającej progi unijne)

Tryb zamówienia

Roboty budowlane

Dostawy

Usługi

Średnio

Przetarg nieograniczony

125

90

87

90

Przetarg ograniczony

206

141

135

141

Negocjacje z ogłoszeniem

522

220

151

184

Dialog konkurencyjny

216

280

206

224

Średnio

127

90

87

90

 

Po unieważnienie uprzednio prowadzonego postępowania czas przewidziany na wybór wykonawcy GW i realizację zadania uległ drastycznemu skróceniu i pozostały czas uniemożliwia powtórzenie postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Jeżeli zachodziła uprzednio podstawa pilnego udzielenia zamówienia, aktualnie zachodzi podstawa nie tylko natychmiastowego udzielenia zamówienia, ale także natychmiastowego wykonania. Określenie „natychmiast” w tym przypadku wskazuje na maksymalny priorytet i szybkość jeszcze większą niż w trybie pilnym.

Według informacji zarządzającego kontraktem istnieje możliwość realizacji Pawilonu Polski jako pawilonu typu A po optymalizacji pierwotnych założeń.

Poniżej przedstawiono najbardziej aktualny harmonogram pokazujący następujące najważniejsze kamienie milowe: 

 

- Finalizacja umowy z PAIH                                                  

1. tydzień czerwca ‘24 

-  Pierwsze złożenie dokumentów do Expo / miasta Osaka 

-  Wczesne przygotowanie placu budowy 

4. tydzień czerwca ‘24 

(w oczekiwaniu na pozwolenie na budowę)                         

1. tydzień lipca ‘24 

- Pozwolenie na budowę                                                         

2. tydzień sierpnia‘24 

- Rozpoczęcie prac nad fundamentami                                  

3. tydzień sierpnia ‘24 

- Rozpoczęcie prefabrykacji konstrukcji drewnianych          

4. tydzień czerwca‘24 

  • Rozpoczęcie montażu konstrukcji drewnianych na placu budowy 4. tydzień września‘24
  • Zakończenie montażu konstrukcji drewnianych                         tydzień grudnia ‘24 
  • Zakończenie montażu dachu                                                   tydzień stycznia ‘25 
  • Zakończenie montażu fasad                                                   tydzień lutego ‘25 
  • Zakończenie wykończenia wnętrz i instalacji M&EP               tydzień lutego ‘25 
  • Zakończenie instalacji wystawy                                                   tydzień marca ‘25 
  • Przekazanie PAIH                                                             tydzień kwietnia ‘25 

 

Z dat zaproponowanych dla wspomnianych kamieni milowych wynika, że jest możliwe aby prace projektowe, budowlane i instalacja wystawy w Pawilonie Polski na Expo Osaka 2025 mogą zostać zakończone w pierwszym tygodniu kwietnia 2025, tj. na tydzień przed ceremonią inauguracyjną 13 kwietnia.

 

W powyższym stanie faktycznym jedynym trybem udzielenia zamówienia może być tryb z wolnej ręki, w którym Zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Ustawa PZP nie zawiera żadnych terminów, które wiązałyby Zamawiającego w tej procedurze, pozostawia czas prowadzenia negocjacji do jego decyzji. Nie ma takiej możliwości w przypadku negocjacji bez ogłoszenia, które obok negocjacji w kilkoma wykonawcami przewidują jeszcze etap składania ofert i bardzo sformalizowany sposób ich badania i oceny.

  1. Konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia

Zgodnie z obowiązującą doktryną natychmiastowość wykonania zamówienia musi wynikać z konieczności ochrony interesu, którego naruszenie zagrożone jest wystąpieniem nieprzewidywalnych okoliczności, a który może doznać uszczerbku w przypadku zbyt długiego oczekiwania na udzielenie zamówienia publicznego. Takim „interesem” w omawianym przypadku jest interes wynikający z uczestnictwa Polski w Wystawie Światowej EXPO 2025 i realne zagrożenie utraty możliwości prezentacji na międzynarodowym forum polskich osiągnięć w dziedzinie architektury, kultury, nauki, turystyki i gospodarki. 

Budowa Pawilonu Polski jako niezależnego budynku typu A wynika z Koncepcji Programowej przyjętej przez Radę Ministrów w dniu 28 lutego 2023 r., która określa sposób uczestnictwa Polski w Wystawie Światowej EXPO i sposób promocji Polski na tej wystawie. Opis działań związanych z realizacją Koncepcji Programowej został opisany przez Zamawiającego w Ogłoszeniu o dobrowolnej przejrzystości ex ante opublikowanym pod numerem 007072442023 poprzedzającym wszczęcie uprzednio unieważnionego postępowania.

Do otwarcia Światowej Wystawy EXPO 2025 w Japonii pozostało jedynie 10 miesięcy.

Polska na Wystawach Światowych była obecna wielokrotnie, zaznaczając swoją obecność poprzez tradycyjnie już wybitne pod kątem architektury pawilony oraz szereg nagród przyznawanych twórcom gospodarczym i kulturalnym. Na ostatniej Wystawie Światowej w Dubaju Pawilon Polski zaprojektowany przez pracownię WXCA został zbudowany z drewna i otoczony zewnętrzną rzeźbą kinetyczną nawiązującą do jednego z podtematów (Mobility) wizualizującą stado wędrujących ptaków. Polska otrzymała nagrodę za najlepszą architekturę pawilonu, przyznaną przez branżowy Exhibitors Magazine oraz srebrny medal od Organizatorów Expo za wyposażenie wnętrza pawilonu w kategorii pomiędzy 1.750 m² and 2.500 m².

Odstąpienie od udzielenia zamówienia z wolnej ręki i niezwłocznego rozpoczęcia prac projektowych niezależnego Pawilonu typu A pozwoli Polsce jedynie na zorganizowanie śladowej wystawy w Pawilonie typu C. Pawilon typu C, to wspólna przestrzeń dla kilku uczestników (od 11 do 23 krajów w jednej hali), obejmująca przestrzeń „stoiska” narodowego o wymiarze do 53 m2. Uczestnik należący do Pawilonu tego typu otrzymuje miejsce wystawiennicze (53 m²) + przestrzeń komercyjną (15 m²) wraz z miejscem biurowym poza halą (12 m²). Łącznie 80 m². 

Powierzchnia ta nie daje żadnej możliwości realizacji Koncepcji Programowej przyjętej przez Radę Ministrów w dniu 28 lutego 2023 r., programu wydarzeń towarzyszących (promocja kultury, nauki, turystyki) oraz zobowiązań wynikających z porozumień zawartych z poszczególnymi Urzędami Marszałkowskimi oraz polskimi wyższymi uczelniami. 

Na budowanie wizerunku Polski na Wystawie Światowej EXPO składają się przede wszystkim

Pawilon Polski i wystawa stała wraz ze ścieżką zwiedzania. Prognozowana liczba uczestników EXPO to 28 milionów ludzi, które będą miały okazję zobaczyć i zwiedzić Polskę poprzez obecność w Pawilonie typu A. Będą mogły mieć w nim miejsce liczne prezentacje polskiej gospodarki, kultury i nauki. Na sukces naszego kraju na Wystawie Światowej EXPO składa przede wszystkim spektakularna architektura pawilonów, bezpośrednio dająca świadectwo polskiej kreatywności realizującej podstawowe hasło obecności na EXPO w Osace „Polska. Dziedzictwo, które napędza przyszłość”. 

Przygotowany na Światową Wystawę EXPO w Osace projekt architektoniczny Pawilonu Polski spełnia cechy reprezentacyjne mówiące o polskiej kreatywności, przyciąga zwiedzających i daje możliwość zbudowania narracji poprzez wystawę stałą. 

Wystawa stała wraz ze ścieżką zwiedzania – kluczowy element obecności Polski na Wystawie Światowej EXPO obok architektury Pawilonu Polski została już zaprojektowana. 

Ponadto Zamawiający wszczął postępowanie na kompleksową realizację materiałów multimedialnych w Pawilonie Polski. Jego przedmiotem jest przygotowanie filmów, animacji, prezentacji związanych ze ścieżką zwiedzania Pawilonu Polski i stanowiących jej integralną część oraz pełniących rolę promocyjną Polski i obecności kraju na Wystawie Światowej. Część z materiałów zakłada prezentację w Kameralnej Sali Koncertowej w Pawilonie Polski, inne z kolei są integralną częścią ścieżki zwiedzania. Materiały mają mieć charakter promocyjny, zachęcający do wizyty w Polsce, ukazujący siłę polskiej gospodarki, atrakcji turystycznych i kulturalnych. Celem produkcji materiałów jest prezentacja regionów Polski i poszczególnych tematów zwiedzającym Pawilon. Materiały opracowane w ramach zamówienia będą wykorzystywane przez Zamawiającego jako część ścieżki zwiedzana – content prezentowany w Kameralnej Sali Koncertowej, ale także podczas działań komunikacyjnych w trakcie oraz po wydarzeniu. Postępowanie to będzie podlegało unieważnieniu.

Rezygnacja z budowy Pawilonu będzie miała także wpływ na partnerów uczestnictwa Polski w Wystawie Światowej EXPO. W umowach z nimi Zamawiający zadeklarował m.in prezentację filmu regionalnego w kameralnej sali koncertowej, warsztaty przed pawilonem i liczne występy artystyczne. W Pawilonie Polski w Kameralnej Sali Koncertowej zaplanowano serię koncertów muzyki Fryderyka Chopina oraz liczne spotkania z Polakami i Japończykami zaangażowanymi w rozwój relacji polsko-japońskiej w obszarze kultury, sportu, nauki. Podjęto konkretne działania z Ambasadą Polski w Tokio. Rozstrzygnięto konkurs na projekt stroju dla obsługi pawilonu we współpracy z Akademią Sztuk Pięknych w Łodzi (zostały one przygotowane w oparciu o inspirację wystawą). Zamawiający nawiązał współpracę formalną również z partnerami z dziedziny nauki z wyższymi polskimi uczelniami i możliwość odbycia praktyk studenckich.

Aby zrealizować zamierzony opisany wyżej zakres udziału Polski w wystawie EXPO konieczne jest wybudowanie niezależnego Pawilonu typu A. 

Warto też wskazać, że okolicznością, która potwierdza możliwość zastosowania trybu z wolnej ręki, jest ograniczony w stosunku do pierwotnie planowanego zakres zamówienia, jakiego Zamawiający zamierza udzielić. Z orzecznictwa wynika, akceptowalność skorzystania z tego trybu dla udzielenia zamówienia tylko w takim zakresie, w jakim wymagane jest natychmiastowe jego wykonanie.

Ze względu na krótki czas pozostały do otwarcia Światowej Wystawy EXPO Zamawiający planuje optymalizację rozwiązań projektowych Koncepcji Architektonicznej Pawilonu Polski w stosunku do pierwotnie planowanych, które były przedmiotem unieważnionego postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Tak, aby wykonać jedynie taki zakres jaki umożliwi realizację Koncepcji Programowej przyjętej przez Radę Ministrów w dniu 28.02.2023 r. i programu wydarzeń towarzyszących (promocja kultury, nauki, turystyki). Ograniczenie zakresu i optymalizacja rozwiązań projektowych jest w trakcie uzgodnień z autorami Koncepcji Architektonicznej.

W świetle powyższego podjęcie działań w celu wyboru GW w trybie z wolnej ręki, który w bardzo krótkim pozostałym do otwarcia Światowej Wystawy EXPO zaprojektuje, wybuduje Pawilon Polski, zrealizuje w nim wystawę i kolejno będzie odpowiedzialny za jego utrzymanie i rozbiórkę należy w zaistniałym stanie faktycznym uznać za podyktowane koniecznością uniknięcia negatywnych wyżej opisanych konsekwencji. 

W przypadku rezygnacji z budowy niezależnego Pawilonu typu A nie tylko Zamawiający, ale  także Polska jako kraj może obniżyć swoją wiarygodność, utracić wypracowaną przez wiele lat renomę jako uczestnik Światowych Wystaw EXPO oraz narazić na szkody partnerów społeczno-gospodarczych oraz twórców dzieł artystycznych uczestników planowanego przedsięwzięcia związane z ich dotychczasowym udziałem w przygotowaniach. 

Utrata takich wartości i szkody z tego tytułu są niepoliczalne.

  1. istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy nieprzewidywalnym zdarzeniem a koniecznością natychmiastowego wykonania przedmiotu zamówienia

W kwestii związku przyczynowo-skutkowego oraz związku czasowego, wskazać należy, że pomiędzy wszystkimi wymienionymi powyżej warunkami w niniejszej sprawie zachodzi związek przyczynowo-skutkowy oraz związek czasowy. 

Podkreślenia wymaga, że w niniejszym stanie faktycznym natychmiastowa konieczność wykonania zamówienia nie jest wywołana działaniem Zamawiającego, a Zamawiający nie przyczynił się do jej wystąpienia. Jest to sytuacja, której Zamawiający nie mógł przewidzieć, w szczególności w przypadku dołożenia ponadstandardowej staranności przy wyborze wykonawców zaproszonych do negocjacji i wyborze wykonawcy, którego renoma i doświadczenie nie powinny zaskutkować uchyleniem się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niemożność przewidzenia określonego zdarzenia ocenia się nie jako nieograniczoną pewność jego niewystąpienia, lecz jako nikłe prawdopodobieństwo jego wystąpienia. W literaturze przedmiotu do tego rodzaju sytuacji zalicza się zdarzenia, których zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne.

 

< Powrót do listy


Rejestr zmian

Ostatnia zmiana:
Wprowadzono: 2024-06-05 17:22:01 (Grzegorz Kubski)
Opublikowano: 2024-06-05 17:22:01 (Grzegorz Kubski)

Liczba odwiedzin: 320

Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A.
ul. Krucza 50, 00-025 Warszawa

Wszystkie prawa zastrzeżone; Wyłączenie odpowiedzialności